Po dlhšom čase prinášame prehľad mnohých nových funkcií a vylepšení systému Docspoint, ktoré sme nasadili do produkčného prostredia. Veríme, že tieto novinky oceníte a že vám zefektívnia vašu prácu pri používaní nášho riešenia.
Hromadná editácia položiek
- Hromadné mazanie a editáciu položiek je teraz možné vykonávať v záložke Náklady.
- Najprv označte požadované položky (je možné vybrať aj všetky položky súčasne) a zvoľte „Zmazať položky“ na zmazanie alebo „Upraviť položky“ na hromadnú editáciu.
- Pri hromadnej editácii sa otvorí nové okno, kde je možné zadávať požadované zmeny, ktoré budú po potvrdení (tlačidlo „Vykonať zmeny“) nastavené pri všetkých vybraných položkách.
Nová logika práce so šablónami
Na základe vašej spätnej väzby sme upravili logiku práce so šablónami. Tie sú vhodné na rýchle vypĺňanie metadát, najmä pri často sa opakujúcich dokladoch.
Oddelenie šablón od pôvodných dokladov
- Teraz už šablóny nie sú trvalo zviazané s pôvodným dokladom. Pri vytvorení šablóny sa prevezmú metadáta z originálneho dokladu, ale potom je už možné šablónu upravovať nezávisle od zdrojového dokladu.
- To umožní úpravu šablóny presne podľa vašich potrieb, keď si ju napríklad môžete naplniť len vybranými údajmi (napr. stredisko, zákazka, predkontácia, členenie DPH atď.).
- Rovnako môžete šablónu priebežne upravovať. Napr. po vykonaní ročnej uzávierky si môžete aktualizovať účtovný rok (a s tým súvisiace číselníky). Teraz už teda nie je nutné vytvárať každý rok novú šablónu.
Funkcia načítania dát z existujúcej šablóny
- Po novom bola upravená aj funkcia načítania dát z existujúcej šablóny. Po stlačení tlačidla „Načítať zo šablóny“ a výbere požadovanej šablóny existujú dve možnosti: Načítať dáta a Doplniť dáta.
- „Načítať dáta“ vykoná načítanie všetkých metadát, ktoré šablóna obsahuje. Teda ak daný doklad už mal pred použitím šablóny niektoré údaje vyplnené, pri stlačení tlačidla „Načítať dáta“ dôjde k ich prepísaniu údajmi zo šablóny.
- „Doplniť dáta“ vykoná len doplnenie tých údajov, ktoré pred použitím šablóny neboli vyplnené. Teda nedochádza k prepísaniu už zadaných hodnôt. „Doplniť dáta“ je teda vhodné napr. v situácii, keď najprv doklad vyťažíme (získame základné metadáta z dokladu) a potom chceme doplniť interné údaje (napr. stredisko, zákazka, predkontácia atď.).
- Pri použití šablóny sa neprenáša číslo dokladu, variabilný symbol ani žiadne dátumy.
- So šablónami môžu pracovať používatelia vo všetkých rolách. Šablóna má väzbu na klientsku spoločnosť, môžu s ňou teda pracovať všetci používatelia patriaci k danej spoločnosti. Ak napr. šablónu vytvorí účtovníčka, môže ju rovnako používať (a prípadne aj editovať) základný používateľ alebo schvaľovateľ a naopak.
Podpora nahrávania dokladov v obrazových formátoch
- Po novom je možné do Docspointu nahrávať doklady aj vo forme obrázkov.
- Podporujeme formáty JPG, PNG, TIF, BMP a GIF.
- Doklady vo forme obrázkov je možné nahrávať cez webové rozhranie Docspointu, prípadne posielať na zberné e-maily.
- Ak je do Docspointu nahraný doklad v obrazovom formáte, v momente nahratia je automaticky prevedený na PDF. To je preferovaný formát z pohľadu dlhodobej elektronickej archivácie a bezpečnosti.
Zmena veľkosti náhľadu dokladu
- V zozname dokladov (napr. Moje doklady) alebo tiež v detaile dokladu je možné meniť pomer medzi veľkosťou náhľadu dokladu a veľkosťou obsahu v ľavej časti okna.
- Pomer sa mení pomocou zvislého posúvača – stačí kliknúť ľavým tlačidlom myši a ťahať.
- Po novom sa náhľad dokladu (po stlačení tlačidla „oko“) otvára v samostatnom okne. To si môžete umiestniť, kam potrebujete (napr. pri kontrole údajov na doklade).
Používateľský export dokladov – sťahovanie záloh
- Ďalšou novinkou je možnosť sťahovať kompletné zálohy dokladov pre vybranú klientsku spoločnosť za zvolené obdobie, a to priamo z webovej aplikácie Docspoint.
- Táto funkcia je k dispozícii cez špeciálneho používateľa, tzv. Organizačný admin, ktorý má pasívny náhľad na všetky doklady v Docspointe pre danú organizačnú jednotku (napr. účtovnú kanceláriu). Ak účet Organizačný admin zatiaľ nepoužívate, dajte nám vedieť. Radi vám ho vytvoríme.
- Na export dokladov sa treba do Docspointu prihlásiť pod spomínaným používateľom a kliknúť na meno používateľa v ľavom dolnom rohu. Tým sa otvorí sekcia Používateľský účet. V jej spodnej časti nájdete sekciu „Export dokladov“. Tu stačí zvoliť klientsku spoločnosť a požadované obdobie a potvrdiť tlačidlom „Stiahnuť zálohu“. Tým sa spustí tvorba archívu všetkých dokladov danej jednotky za zvolené obdobie. Po vygenerovaní archívu (ZIP súbor) dôjde k jeho automatickému stiahnutiu do počítača, prípadne sa vám zobrazí okno na potvrdenie stiahnutia výsledného archívu.
- Dĺžka generovania archívu s dokladmi a jeho stiahnutia závisí od počtu dokladov a tiež od rýchlosti internetového pripojenia.
Zlučovanie dokladov
- Ak máte v Docspointe nahrané doklady, ktoré spolu súvisia tak, že jeden doklad je hlavný (faktúra) a ostatné sú prílohy (napr. dodací list, objednávka, rozpis nákladov atď.), je teraz možné tieto doklady jednoducho zlučovať.
- Najprv označíte tie, ktoré chcete zlúčiť (pripojiť ako prílohu) s hlavným dokumentom.
- Potom otvoríte kontextové menu (kliknutím na „…“ na konci riadku) pri hlavnom dokumente a zvolíte „Zlúčiť vybrané sem“. Tým dôjde k presunu označených dokladov k hlavnému dokumentu.
- Zlúčené doklady budú nahrané ako prílohy hlavného dokumentu a je možné ich zobrazovať kliknutím na pole „Súbor dokladu“ nad náhľadom hlavného dokumentu.
- Doklady je možné zlučovať aj v Archíve. Podmienkou však je, že doklady, ktoré sa zlučujú k vybranému dokladu, nesmú byť v stave „Zaúčtované“ (pretože takéto doklady sú už evidované v účtovníctve).
Funkcia našepkávania pri výbere číselníkov
- Pri editácii dokladu a výbere niektorého z interných číselníkov (t. j. stredisko, činnosť, zákazka, predkontácia, členenie DPH alebo číselný rad) je možné použiť funkciu „našepkávania“.
- Postupným stláčaním kláves dochádza k filtrovaniu výberu požadovaného číselníka.
Vyhľadávanie partnera podľa DIČ
- Po novom môžete partnerov vyhľadávať aj pomocou DIČ. Máte tak na výber, či použijete IČO, DIČ alebo názov.
Rozšírenie oprávnení používateľskej roly „Asistentka“
- Na základe spätnej väzby používateľov sme prehodnotili oprávnenia používateľskej roly „Asistentka“. Po novom má rovnaké oprávnenia ako ostatné používateľské roly, t. j. nahrávanie/mazanie dokladov a prístup do Archívu.
Rozšírenie počtu úrovní schvaľovania a možnosť preskočiť schvaľovacie workflow
- Počet možných úrovní schvaľovania bol rozšírený na 5.
- Pridali sme tiež možnosť preskočiť schvaľovacie workflow a odoslať doklady priamo na zaúčtovanie. Túto funkciu majú v predvolenom stave všetci používatelia vypnutú. Na jej aktiváciu pri vybraných používateľoch nás, prosím, kontaktujte.
Aktualizácia funkcie načítania dát zo systému ARES
- Vzhľadom na nasadenie novej verzie informačného systému ARES zo strany Ministerstva financií ČR došlo v Docspointe k úprave API na načítavanie jeho dát.
- ARES umožňuje použitie rôznych registrov a databáz ako zdroja dát. Po fáze testovania a problémoch s neaktuálnosťou niektorých databáz sme pre Docspoint zvolili Register ekonomických subjektov (RES), ktorý vedie Český štatistický úrad.
Optimalizácia automatického vyťažovania dokladov
Výber strán na vyťaženie
-
- Ak dokument obsahuje viac strán, pričom relevantné informácie na vyťaženie sa nachádzajú len na prvej strane a zvyšok dokumentu tvoria doplňujúce informácie (napr. detailný rozpis nákladov), môže dôjsť k chybnému vyťaženiu niektorých údajov. Vyťažovací nástroj sa totiž snaží vyhľadávať informácie v celom rozsahu, a môže tak mať problém s určením relevantných metadát.
- Z tohto dôvodu môžete pri vyťažovaní viacstranových dokumentov zvoliť požadovaný rozsah strán na vyťaženie.
Kontrolné dopočítavanie nákladov
- Ak vyťažovací nástroj nedokáže vyhľadať kompletné údaje o nákladoch (napr. pri vyťažovaní položiek), Docspoint sa snaží chýbajúce údaje dopočítať.
- Napríklad ak je vyťažený základ dane a daňová sadzba, ale nie je vyťažená celková suma vrátane DPH, Docspoint sa ju pokúsi dopočítať.
- Kontrolné dopočítavanie nákladov sa používa aj na automatickú kontrolu správnosti vyťažených nákladov.
Rozklad adresy do jednotlivých polí
- Pri automatickom vyťažovaní adresy partnera mal vyťažovací nástroj v minulosti problémy s rozkladom adresy na jednotlivé polia (ulica, číslo domu, mesto, PSČ).
- V spolupráci s dodávateľom tohto nástroja, firmou Rossum, sme implementovali doplnok, ktorý dokáže rozložiť celú adresu na jednotlivé časti a vložiť ich do relevantných polí v Docspointe.
Načítavanie formátov čísla účtu podľa krajiny partnera
- V nadväznosti na zistenú krajinu partnera sa do Docspointu uloží zodpovedajúci formát čísla účtu a kódu banky (ak sú oba formáty vyťažené).
- V prípade partnera z ČR sa do Docspointu uloží miestny formát.
- Pri zahraničných partneroch sa uloží IBAN a SWIFT.
Rozšírenie a optimalizácia mostíka
Väzba položiek na sklad
- Po importe dokladu z Docspointu do Pohody je teraz možné vytvoriť väzbu položky dokladu na sklad.
- Z importovanej faktúry tak možno vytvoriť príjemku a načítať do nej položky.
Presun dokladov medzi databázami pri vykonaní účtovnej uzávierky
- Odstránili sme niekdajšie problémy s presunom dokladov z pôvodnej do novej databázy po vykonaní účtovnej uzávierky (a teda zmene účtovného roka).
Automatický presun URL odkazov v Pohode v prípade prečíslovania dokladu
- Docspoint vykonáva raz za 24 hodín automatickú kontrolu zmien čísel dokladov v Pohode.
- Ak v Pohode dôjde k prečíslovaniu dokladu, táto zmena sa po novom prejaví aj v Docspointe. Súčasne dôjde k presunu URL odkazu (súboru) do nového priečinka zodpovedajúceho novému číslu dokladu v Pohode.
