Prinášame vám prehľad nových funkcií a vylepšení systému Docspoint, ktoré sme na konci marca nasadili do ostrej prevádzky. Veríme, že tieto novinky oceníte a súčasne vám zefektívnia vašu prácu v systéme Docspoint.
Možnosť definovať celú schvaľovaciu trasu dokladu naraz a informácia o úrovni schvaľovania
- Na konci minulého roka sme vám predstavili alternatívne schvaľovacie workflow, keď je možné menovite voliť schvaľovateľov pre jednotlivé doklady. Na tejto funkcii sme ďalej pracovali a rozšírili sme ju o možnosť definovať kompletnú schvaľovaciu cestu.
- Ak máte napríklad vo svojej firme viacúrovňové schvaľovanie, teraz je možné vopred zvoliť celú cestu schvaľovania pre daný doklad. A teda vopred menovite určiť schvaľovateľov na jednotlivých úrovniach.
- Jednotliví schvaľovatelia potom už nerozhodujú o ďalšom kroku schválenia dokladu, ale pri schvaľovaní / odosielaní dokladu sa im len zobrazí správa o tom, kto bude na ďalšej úrovni doklad schvaľovať
- Spolu s nasadením tejto funkcie sme do zoznamu dokladov doplnili aj informáciu o tom, na akej úrovni schvaľovania sa doklad aktuálne nachádza. Tento detail je zobrazený číslom v zátvorke pri stave „Na schválenie (x)“.
Doplnenie kódov / čísel položiek
- Ak v Docspointe využívate funkciu na zadávanie jednotlivých položiek dokladu, táto novinka je pre vás: informácie o položkách boli rozšírené o tzv. kód alebo číslo položky.
- Čísla sa automaticky načítavajú zo súborov ISDOC alebo ich je možné vyťažovať. Následne sa čísla položiek importujú do Pohody spolu s ostatnými údajmi o položkách.
Zobrazenie a filtrovanie číselníkov (stredisko, činnosť, zákazka) podľa ich čísel a kódov
- Na prehľadnejšiu prácu s číselníkmi (činnosť, stredisko, zákazka) sme do zoznamu dokladov po novom pridali možnosť zobrazenia kódu či čísla číselníkov ako samostatného stĺpca.
- Podľa kódov a čísel číselníkov je možné doklady aj zoraďovať či filtrovať.
Možnosť vytvárania vlastných typov dokladov „Rôzne“
- Určite viete, že Docspoint je možné použiť aj na elektronickú archiváciu neúčtovných dokumentov, ako sú rôzne zmluvy, výpisy z bankových účtov, mzdové výmery atď. Všetky tieto doklady sa doteraz ukladali pod typ dokladov „Rôzne“. Po novom sme pre používateľov pridali možnosť zvoliť vlastné typy / priečinky pre tieto „rôzne“ dokumenty.
- V zozname dokladov je samozrejme možné podľa používateľsky vytvorených typov dokladov aj filtrovať alebo zoraďovať.
- Spolu s týmto rozšírením sme upravili aj možnosti archivácie týchto neúčtovných dokladov:
- Ak si chce používateľ archivovať daný doklad len na svoje vlastné účely (aby mal k dokladu prístup len on), môže na to využiť funkciu „Archivovať“ v kontextovom menu vybraného dokladu. Pri voľbe „Archivovať“ sa doklad presunie do priečinka Archív (získa stav „Archivované“) a zostane viditeľný len pre používateľa, ktorý doklad nahral.
-
- Ak naopak používateľ potrebuje neúčtovný doklad či dokument (napr. výpis z bank. účtu) zdieľať aj so svojou účtovníčkou, využije klasické tlačidlo „Odoslať“. Tým sa doklad uloží do priečinka Archív (získa stav „Zaúčtované“), ale súčasne sa sprístupní aj používateľovi v role účtovníka.
Pripomenutie – dátová uzávierka 2022
Ak sa už chystáte pri svojich účtovných jednotkách vykonať dátovú uzávierku a prejsť naplno na účtovné obdobie roka 2023, podrobný návod, ako postupovať pri nastavení Docspointu, nájdete na našej webovej stránke v sekcii „Najčastejšie otázky a návody“ (sekcia „Návody“ v spodnej časti stránky).
