Dlhší čas sme sa s novinkami v Docspointe neozvali. Rozhodne to však neznamenalo, že by sme pre vás nič nepripravovali. Práve naopak! Tvrdo sme pracovali, aby sme vám mohli predstaviť celý rad pomerne kľúčových funkcií a vylepšení, na ktoré mnohí používatelia netrpezlivo čakajú.
Niektoré z nich (napr. zadávanie položiek faktúr alebo alternatívne schvaľovacie workflow) nie sú automaticky viditeľné pre všetkých používateľov. Chceme nechať na každom, či bude chcieť tieto funkcie využívať, alebo nie. Ak vás niektorá z funkcií zaujme, kontaktujte nás. Radi vám ju aktivujeme.
A teraz už k našim novinkám.
Možnosť zadávania jednotlivých položiek dokladov
- Ak spracúvate doklady s väčším počtom položiek, po novom máte možnosť jednotlivé položky a ich detaily zadať priamo v Docspointe. V tejto podobe potom doklad naimportujete do účtovného systému Pohoda.
- Položky je možné načítavať aj zo súboru ISDOC či automaticky vyťažovať.
Alternatívne schvaľovacie workflow – výber konkrétnych schvaľovateľov
- Ak v Docspointe využívate schvaľovanie dokladov, ale nevyhovuje vám jeho súčasná podoba, ďalšia novinka vás možno poteší. Pri štandardnom workflow si doklady na schválenie môžu zobraziť (a následne priradiť) všetci schvaľovatelia.
- V rámci alternatívneho schvaľovacieho workflow je možné zvoliť konkrétneho schvaľovateľa a priamo mu odoslať doklad na schválenie. Ostatní schvaľovatelia k takému dokladu nebudú mať prístup.
- Ak využívate viacúrovňové schvaľovanie, voľbou konkrétneho schvaľovateľa je možné preskakovať jednotlivé schvaľovacie úrovne. Môžete teda doklad poslať rovno na druhú alebo tretiu úroveň schvaľovania.
- Ak v Docspointe využívate rolu tzv. obslužných používateľov („asistentiek“), môžete tiež vybrať konkrétnu asistentku, ktorej doklad priradíte na ďalšie spracovanie.
Automatické schvaľovanie dokladov podľa rôznych parametrov
- Po novom je možné nastaviť minimálnu sumu (celkový náklad), od ktorej je nutné doklady schvaľovať. Ak sú celkové náklady na doklade nižšie ako nastavená minimálna suma, nový doklad sa schváli automaticky a rovno sa odošle účtovníčke na zaúčtovanie do Pohody.
- Podobne je možné nastaviť automatické schvaľovanie pre vybrané stredisko.
Nové formy úhrady
- Rozšírili sme formy úhrady, ktoré môžete pri doklade voliť (záložka „Platba“ v detailoch dokladu). Teraz je možné voliť medzi: zálohou, platobnou kartou, hotovosťou, príkazom, inkasom, dobierkou a zápočtom.
- Zvolená forma úhrady sa samozrejme tiež naimportuje do účtovného systému Pohoda.
Dátum účtovného prípadu a dátum zápočtu
- V Docspointe je teraz možné zadať okrem dátumu vystavenia, dátumu dodania a dátumu splatnosti aj dátum účtovného prípadu a dátum zápočtu.
- Docspoint tak ponúka na zadanie totožné dátumové polia ako účtovný systém Pohoda.
Rýchlejšia editácia a prechádzanie dokladov
- Na rýchlejšie prechádzanie dokladov pri ich editácii alebo kontrole sme doplnili možnosť posunu na ďalší či predchádzajúci doklad priamo z detailu konkrétneho dokladu. Už teda nie je nutné vracať sa do zoznamu všetkých dokladov (Doklady / Moje doklady / Archív). Tlačidlá „šípok“ nájdete v pravom hornom rohu v detaile dokladu.
Vylepšené mechanizmy filtrovania dokladov
- Na presnejšie a rýchlejšie vyhľadávanie a filtrovanie dokladov sme upravili niektoré mechanizmy filtrovania.
- Po novom je nutné po zadaní filtra túto voľbu potvrdiť stlačením klávesu Enter či tlačidla „Filtrovať“.
- Pri niektorých filtroch, ktoré sú naviazané na účtovný rok (napr. Stredisko, Činnosť, Zákazka alebo Číselný rad), je potrebné najprv zvoliť požadovaný účtovný rok a až potom nastaviť filter.
- Vymazanie filtra sa vykonáva pomocou tlačidla „Reset“.
Priebežné optimalizácie používateľského rozhrania a systémových funkcií
- S každou novou verziou systému Docspoint sa vždy snažíme vylepšovať používateľské rozhranie a existujúce funkcie. V tejto verzii sme sa zamerali na:
- Vylepšenie funkcie automatizovaného vyťažovania – opravili sme niektoré chyby vznikajúce pri vyťažovaní sadzieb DPH a rozšírili sme aj zoznam zahraničných mien, ktoré vyťažovací nástroj dokáže rozpoznať.
