Najčastejšie otázky
Najčastejšie otázky
Máte akúkoľvek otázku?
Sme tu, aby sme vám pomohli a poskytli vám jasné a spoľahlivé odpovede. Naša sekcia často kladených otázok (FAQ) pokrýva otázky, ktoré pravidelne dostávame od potenciálnych zákazníkov.
Či už ide o funkcie Docspointu, integráciu s ďalšími aplikáciami alebo bezpečnosť uložených účtovných dát, ak odpovede na svoje otázky na tejto stránke nenájdete, ozvite sa nám. Náš tím je pripravený vám pomôcť.
Oblasti otázok
Produkt a prepojenie s Pohodou
Závisí to od používaného účtovného systému. Docspoint v súčasnosti podporuje iba účtovný systém Pohoda. Vyvinuli sme vlastný obojsmerný dátový mostík na jednoduchú výmenu dát medzi oboma systémami. V Pohode tak môžete pracovať ďalej rovnako ako dnes.
Momentálne celý vývoj sústreďujeme na čo najlepšie obojsmerné prepojenie s účtovným systémom Pohoda. Iné systémy, ako Money, Abra a pod., napojiť nevieme a v blízkej dobe to ani nemáme v pláne.
Nie, práve naopak. Docspoint pracuje iba s účtovným systémom Pohoda. Ostatné účtovné programy nepodporuje.
Zvládneme napojiť všetky dnes dostupné verzie Pohody. Teda SQL aj MDB verzie vo všetkých cenových variantoch (vrátane E1).
Nie nevyhnutne. Bez problémov zvládneme pripojiť aj Pohodu nainštalovanú lokálne na konkrétnom počítači, ak je pripojený na internet.
Je to malá aplikácia, ktorá beží na vašom počítači či serveri, na ktorom je umiestnená vaša inštancia účtovného programu Pohoda. Dátový mostík vytvára prepojenie účtovného programu POHODA so systémom Docspoint. Vďaka tomu, ako je náš dátový mostík postavený, putujú dáta oboma smermi. Doklad spracovaný v Docspointe sa prepíše do Pohody a zmeny v Pohode sa premietnu späť. Na oboch stranách (v oboch aplikáciách) tak máte vždy aktuálne dáta vrátane číselníkov, predkontácií a pod.
Klient ich odfotí v našej mobilnej aplikácii, pošle na vyhradenú e-mailovú adresu alebo ich jednoducho pretiahne z priečinka v počítači do okna v internetovom prehliadači.
Nemusí. Naša mobilná aplikácia je len jednou z ciest, ako možno doklad poslať do Docspointu. Rovnako dobre funguje zberný e-mail aj nahratie v prehliadači.
To si stanovuje každá spoločnosť alebo účtovná kancelária sama pri úvodnom nastavení. Schvaľovacie workflow nastavujeme podľa želania klientov a ich vlastných procesov a roly prideľujeme pracovníkom v účtovnej kancelárii alebo vo firme tak, ako daný klient potrebuje. Navyše schvaľovacie workflow možno v budúcnosti zmeniť podľa aktuálnej potreby.
Vyťažovanie dát
Pri dobre čitateľných dokladoch sa presnosť bežne dostáva nad 97 %. Žiadna technológia však nie je bezchybná, preto Docspoint vyťažené dáta zobrazí na kontrolu skôr, ako doklad odošlete do Pohody. Presnosť znižuje zložité rozloženie dokladu, jazykové odchýlky, ručne písaný text a nekvalitné skeny.
Áno. Na rozdiel od formátu ISDOC, ktorý funguje len v Česku, strojové vyťažovanie spracuje aj doklady zo zahraničia.
Docspoint spracuje digitálne aj digitalizované súbory. Forma digitalizácie nie je podstatná. Zvládame doklady skenované aj fotené. Na jednoduché zhotovenie fotografie dokladu, nech ste kdekoľvek, máme dokonca pripravenú vlastnú mobilnú aplikáciu pre iOS aj Android.
Do databázy Docspointu k danému dokladu (záznamu). Odtiaľ ich potom spolu s náhľadom dokladu vo formáte PDF prenesiete do Pohody.
Dôležitou informáciou na začiatok je, že používanie strojového vyťažovania dát nie je v Docspointe na rozdiel od niektorých konkurentov povinné či automatické. Cena jedného vyťaženého dokladu je 0,20 € bez DPH. Všetky aktuálne ceny nájdete v cenníku.
V žiadnom prípade. Vyťažovanie aj ďalšie prvky automatizácie preberajú rutinné prepisovanie údajov a ďalšie činnosti s nízkou pridanou hodnotou. Kontrola, zaúčtovanie, riešenie výnimiek, odborné posúdenie a poradenstvo – teda aktivity s vysokou pridanou hodnotou, za ktoré si môže účtovná kancelária účtovať maržu – zostávajú účtovníčke. Vďaka tomu, že sa zbaví rutinnej administratívy, má naopak viac času venovať sa činnostiam, ktoré klientom prinášajú vysokú hodnotu a účtovnej kancelárii vysokú maržu.
Archivácia, bezpečnosť a legislatíva
Áno. Doklady sa uchovávajú tak, aby zostala zachovaná čitateľnosť, neporušenosť obsahu aj preukázateľnosť pôvodu podľa aktuálnej legislatívy. Ku každému dokladu je pridelená časová pečiatka podľa európskeho nariadenia eIDAS a evidovaná podrobná auditná stopa.
Áno. Doklady nesú kvalifikovanú časovú pečiatku, majú vedenú auditnú stopu a sú kedykoľvek k dispozícii na účely kontroly. Archív tak dokáže preukázať nemennosť v čase, čitateľnosť a v kombinácii s e-mailmi obsahujúcimi prijaté doklady aj pôvod.
Na serveroch v Európskej únii, so zálohami v niekoľkých fyzicky oddelených lokalitách. Konkrétne dátové centrá a poskytovateľov infraštruktúry vám radi oznámime pred podpisom zmluvy.
Zákon o DPH umožňuje prevod z listinnej do elektronickej podoby pod podmienkou, že je elektronicky zabezpečená vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu. Teda fotografia dokladu, časová pečiatka a auditná stopa. Docspoint to všetko zabezpečuje. Rozhodnutie o skartácii konkrétnych dokumentov je však vždy na účtovnej jednotke a odporúčame ho zakotviť do vnútornej smernice.
Kvalifikovaná pečiatka má obmedzenú platnosť danú certifikátom poskytovateľa, typicky päť rokov. Docspoint ju po skončení platnosti automaticky obnoví na ďalších 5 rokov. Tým je pokrytá väčšina účtovných dokladov (archivácia na účely kontroly DPH). Na predĺženie platnosti časovej pečiatky nad túto dobu dohadujeme individuálne podmienky.
Len ak im to dovolíte. Práva v Docspointe sa dajú nastaviť tak, aby používatelia nevideli iné doklady než tie, ktoré sami vkladajú do systému.
Archív vám bezplatne a bez akýchkoľvek podmienok sprístupníme na export, aby ste doklady mohli uchovať počas zvyšku zákonnej lehoty iným spôsobom alebo u iného poskytovateľa digitálneho archívu.
Nasadenie a používanie
Nasadenie – teda zriadenie všetkých používateľských účtov a účtovných jednotiek (IČO) a napojenie na vašu inštanciu Pohody – zaberie niekoľko dní. Ak máte Pohodu v cloude, napríklad u iPodniku alebo Ipexu, napojenie zvládneme za jeden až dva pracovné dni.
Odfotiť bloček v mobilnej aplikácii je rovnaké ako používanie fotoaparátu v telefóne. Kolegovia, ktorí doklady len zaobstarávajú, sa nemusia učiť nič ďalšie. Dodávatelia môžu faktúry posielať do zbernej e‑mailovej schránky úplne rovnako ako doteraz. Ak bude niektorý z vašich zamestnancov spravovať doklady v Docspointe a pripravovať ich pre účtovnú kanceláriu, zaškolíme ho a poskytneme mu maximálnu možnú podporu. Používanie Docspointu je celkovo jednoduché. Dávame si záležať na prehľadnosti aplikácie, používateľskej prívetivosti a dobre spracovanom pomocníkovi.
Klient buď odfotí doklad v mobilnej aplikácii, alebo prepošle e-mail. Nič ďalšie sa učiť nemusí. Ak má schopnú asistentku, môže uľahčiť prácu vám a doplniť potrebné údaje pri každom doklade. Nie je to však nutné.
Nie je problém vašu účtovnú kanceláriu na Docspoint napojiť, ak bude chcieť. Zmluva o používaní Docspointu bude uzavretá s vami a účtovná kancelária bude len ďalším subjektom s prístupom. Je však potrebné, aby nám umožnila napojenie na svoju inštanciu Pohody cez náš dátový mostík.
Cenník a fakturácia
Cena sa odvíja od počtu napojených účtovných jednotiek (IČO), počtu používateľov, uložených dokladov a od toho, či a nakoľko využijete strojové vyťažovanie dát v jednotlivých mesiacoch. Nejde teda o konštantnú sumu. Kompletný prehľad cien a kalkulačky nájdete na stránke Cenník.
Stretávame sa s oboma prípadmi. Niektoré účtovné kancelárie náklady hradia samy (prípadne ich majú zahrnuté v cene svojich služieb), iné ich prefakturujú klientom. Treba však pamätať na to, že zákonná archivácia je povinnosťou firmy, takže najčastejšie si Docspoint zaobstaráva firma sama. Čo sa oplatí vám, môžeme spoločne spočítať, prípadne prehľad cien a kalkulačky nájdete na stránke Cenník.
Účtovná kancelária väčšinou spracúva doklady pre desiatky klientov. Hraničný objem dokladov pre najnižšiu cenu vďaka tomu spravidla dosiahne tak či tak. Nedáva zmysel, aby platila rôzne sadzby podľa objemu dokladov pri jednotlivých klientoch. Je to najlepšia cesta k zmätku a vyšším administratívnym nárokom na našej strane. Pre nás je navyše zákazníkom účtovná kancelária a na účely fakturácie počítame celkový objem dokladov spracúvaných kanceláriou. Preto tu platí rovno najnižšia sadzba 0,20 € za doklad.
Nie. Za doklady platíte podľa skutočného počtu dokladov nahraných do Docspointu a spracovaných v danom mesiaci. Fixnú časť tvorí len paušál za účtovné jednotky a používateľské účty.
V mesačnom paušále je 1 GB dvojito zálohovaného úložiska. Ďalšiu kapacitu možno dokúpiť po blokoch 5 GB za 4 € bez DPH mesačne.
Nad 2 000 dokladov mesačne nastavujeme cenu individuálne. Ozvite sa nám a pripravíme vám ponuku na mieru.
Chrbticová infraštruktúra modernej účtovnej kancelárie v ekosystéme Pohody. Príjem, schvaľovanie aj zákonná archivácia dokladov v jednom celku.
Produkt
Firma
Kontakt
Giri s.r.o.
IČO: 047 03 057
DIČ: CZ04703057
Oblá 472/43,
634 00 Brno – Nový Lískovec
© Copyright
Giri s.r.o.
Všetky práva vyhradené.