Nejčastější dotazy
Jsme tu, abychom vám pomohli a poskytli vám jasné a spolehlivé odpovědi. Naše sekce často kladených dotazů (FAQ) pokrývá otázky, které pravidelně dostáváme od potenciálních zákazníků.
Ať už jde o funkce Docspointu, integraci s dalšími aplikacemi nebo bezpečnost uložených účetních dat, pokud odpovědi na své otázky nenajdete na této stránce, ozvěte se nám. Náš tým je připraven vám pomoci.
Záleží na používaném účetním systému. Docspoint v současné době podporuje pouze účetní systém Pohoda. Vyvinuli jsme vlastní obousměrný datový můstek pro snadnou výměnu dat mezi oběma systémy. V Pohodě tak můžete pracovat dál stejně jako dnes.
Momentálně veškerý vývoj soustředíme na co nejlepší obousměrné propojení s účetním systémem Pohoda. Jiné systémy, jako Money, Abra apod., napojit neumíme a v brzké době to ani nemáme v plánu.
Ne, právě naopak. Docspoint pracuje pouze s účetním systémem Pohoda. Ostatní účetní programy nepodporuje.
Zvládneme napojit všechny dnes dostupné verze Pohody. Tedy SQL i MDB verze ve všech cenových variantách (včetně E1).
Ne nezbytně. Zvládáme bez problémů připojit i Pohodu nainstalovanou lokálně na konkrétním počítači, pokud je připojený k internetu.
Je to malá aplikace, která běží na vašem počítači či serveru, na kterém je umístěna vaše instance účetního programu Pohoda. Datový můstek vytváří propojení účetního programu POHODA se systémem Docspoint. Díky tomu, jak je náš datový můstek postaven, putují data oběma směry. Doklad zpracovaný v Docspointu se propíše do Pohody a změny v Pohodě se promítnou zpět. Na obou stranách (v obou aplikacích) tak máte vždy aktuální data, včetně číselníků, předkontací atp.
Klient je vyfotí v naší mobilní aplikaci, pošle na vyhrazenou e-mailovou adresu nebo je jednoduše přetáhne ze složky v počítači do okna v internetovém prohlížeči.
Nemusí. Naše mobilní aplikace je jen jednou z cest, jak lze doklad poslat do Docspointu. Stejně dobře funguje sběrný e-mail i nahrání v prohlížeči.
To si stanovuje každá společnost nebo účetní kancelář sama při úvodním nastavení. Schvalovací workflow nastavujeme na přání klientů podle jejich vlastních procesů a role přidělujeme pracovníkům v účetní kanceláři nebo ve firmě tak, jak daný klient potřebuje. Navíc lze schvalovací workflow v budoucnu změnit dle aktuální potřeby.
Do databáze Docspointu k danému dokladu (záznamu). Odtud je pak spolu s náhledem dokladu ve formátu PDF přenesete do Pohody.
Ano. Doklady se uchovávají tak, aby zůstala zachovaná čitelnost, neporušenost obsahu i prokazatelnost původu podle aktuální legislativy. Ke každému dokladu je přiděleno časové razítko dle evropské normy eIDAS a evidována podrobná auditní stopa.
Ano. Doklady nesou kvalifikované časové razítko, mají vedenou auditní stopu a jsou kdykoliv k dispozici pro účely kontroly. Archiv je tak schopen prokázat neměnnost v čase, čitelnost a v kombinaci s e-maily obsahujícími příchozí doklady i původ.
Na serverech v Evropské unii, se zálohami v několika fyzicky oddělených lokalitách. Konkrétní datová centra a poskytovatele infrastruktury vám rádi sdělíme před podpisem smlouvy.
Zákon o DPH převod z listinné do elektronické podoby umožňuje za podmínky, že je elektronicky zajištěna věrohodnost původu a neporušenost obsahu. Tedy fotografie dokladu, časové razítko a auditní stopa. Docspoint vše zajišťuje. Rozhodnutí o skartaci konkrétních dokumentů je ale vždy na účetní jednotce a doporučujeme jej zakotvit do vnitřní směrnice.
Kvalifikované razítko má omezenou platnost danou certifikátem poskytovatele, typicky pět let. Docspoint jej po skončení platnosti automaticky obnoví na dalších 5 let. Tím je pokryta většina účetních dokladů (archivace pro účely kontroly DPH). Pro prodloužení platnosti časového razítka nad tuto dobu domlouváme individuální podmínky.
Jen pokud jim to dovolíte. Práva v Docspointu lze nastavit tak, aby uživatelé neviděli jiné doklady než ty, které sami vkládají do systému.
Archiv vám zdarma a bez jakýchkoliv podmínek zpřístupníme k exportu, abyste doklady mohli uchovat po zbytek zákonné lhůty jiným způsobem nebo u jiného poskytovatele digitálního archivu.
Nasazení - tedy zřízení všech uživatelských účtů a účetních jednotek (IČ) a napojení na vaši instanci Pohody zabere jednotky dnů. Pokud máte Pohodu v cloudu, například u iPodniku nebo Ipexa, napojení zvládneme za jeden až dva pracovní dny.
Vyfotit účtenku v mobilní aplikaci je stejné jako používání fotoaparátu v telefonu. Kolegové, kteří doklady jen pořizují, se nemusí učit nic dalšího. Dodavatelé mohou faktury posílat na sběrnou e‑mailovou schránku úplně stejně jako dosud. Pokud bude některý z vašich zaměstnanců spravovat doklady v Docspointu a chystat je pro účetní kancelář, zaškolíme ho a poskytneme mu maximální možnou podporu. Používání Docspointu je celkově jednoduché. Dáváme si záležet na přehlednosti aplikace, uživatelské přívětivosti a dobře zpracované nápovědě.
Klient buď vyfotí doklad v mobilní aplikaci, nebo přepošle e-mail. Nic dalšího se učit nemusí. Pokud má schopnou asistentku, může usnadnit práci vám a doplnit nezbytné údaje u každého dokladu. Ale není to nutné.
Není problém, abychom vaši účetní kancelář na Docspoint napojili, pokud bude chtít. Smlouva o užívání Docspointu bude uzavřena s vámi a účetní kancelář bude jen dalším subjektem s přístupem. Je ale třeba, aby nám umožnila napojení na svou instanci Pohody přes náš datový můstek.
Účetní kancelář většinou zpracovává doklady pro desítky klientů. Hraničního objemu dokladů pro nejnižší cenu díky tomu zpravidla dosáhne tak jako tak. Nedává smysl, aby platila různé sazby podle objemu dokladů u jednotlivých klientů. Je to nejlepší cesta ke zmatku a vyšším administrativním nárokům na naší straně. Pro nás je navíc zákazníkem účetní kancelář a pro účely fakturace počítáme celkový objem kanceláří zpracovávaných dokladů. Proto zde platí rovnou nejnižší sazba 5 Kč za doklad.
Ne. Za doklady platíte podle skutečného počtu do Docspointu nahraných a zpracovaných dokladů v daném měsíci. Fixní část tvoří jen paušál za účetní jednotky a uživatelské účty.
V měsíčním paušálu je 1 GB dvojitě zálohovaného úložiště. Další kapacitu lze dokoupit po blocích 5 GB za 100 Kč měsíčně.
Nad 2 000 dokladů měsíčně nastavujeme cenu individuálně. Ozvěte se nám a připravíme vám nabídku na míru.
Páteřní infrastruktura moderní účetní kanceláře v ekosystému Pohody. Příjem, schvalování i zákonná archivace dokladů v jednom celku.
Produkt
Kontakt
Giri s.r.o.
IČO: 047 03 057
DIČ: CZ04703057
Oblá 472/43,
634 00 Brno – Nový Lískovec
© Copyright
Giri s.r.o.
Všechna práva vyhrazena.