Bezpečnost
Bezpečnost a soulad se zákonem
Digitální archiv, který obstojí u finanční kontroly a chrání vaše účetní data
Doklady vašich klientů nejsou jen soubory na disku. Jsou to záznamy, u kterých musíte i po letech prokázat, kdo je vytvořil, kdy vznikly a že se od té doby nezměnily. Docspoint tyto povinnosti hlídá za vás. Od kvalifikovaného časového razítka přes auditní stopu až po vícenásobnou zálohu dat v geograficky oddělených datových centrech.
Bezpečnostní architektura
Na čem stojí bezpečnost Docspointu
Šifrovaný přenos i uložení
Komunikace mezi prohlížečem, mobilní aplikací a Docspointem běží po HTTPS (SSL/TLS).
Kvalifikované časové razítko
Každý doklad po vstupu do Docspointu obdrží kvalifikované časové razítko od certifikovaného poskytovatele. Lze tak jednoznačně prokázat, kdy a v jaké podobě byl doklad přijat do archivu.
Auditní stopa u každého dokladu
U každého dokladu je vedena kompletní historie změn, které u něj byly provedeny od nahrání do Docspointu, včetně identifikace uživatele, který změny provedl.
Vícenásobné geograficky oddělené zálohy dat
Klientská data v Docspointu jsou zálohována na několika různých lokalitách. Dvě různé zálohy nikdy nejsou na stejném serveru. Požár, vytopení ani ransomware v jedné lokalitě vás o data nepřipraví.
Nastavení rolí a uživatelských práv
Každý uživatel má vlastní přístupové údaje. Díky tomu je v auditní stopě u každé provedené změny uveden správný pracovník. U jednotlivých uživatelů můžete díky různým rolím nastavit potřebná práva.
Dostupnost 24/7 se smluvní garancí (SLA)
Archiv je dostupný z běžného internetového prohlížeče kdykoliv a odkudkoliv. Dostupnost služby je garantována díky SLA (99,7 %) ve smlouvě.
Archivace po celou zákonnou lhůtu
Doklady zůstávají čitelné a dostupné po dobu, kterou požaduje zákon – u mzdových listů i 45 let. Platnost razítek Docspoint průběžně obnovuje.
Veškerá data v Evropské unii
Doklady jsou uložené na serverech na území Evropské unie, což zjednodušuje posouzení souladu s GDPR.
GDPR a zpracovatelská smlouva
Provozovatelem Docspointu je česká společnost Giri s.r.o. Ke zpracování klientských dat uzavíráme zpracovatelskou smlouvu podle GDPR.
Archivace v souladu se zákonem
Co musí elektronický archiv splňovat z pohledu legislativy
Elektronická archivace není jen o uložení PDF na disk. Zákon o účetnictví, zákon o DPH a legislativa spojená s archivací kladou na elektronicky uchovávané doklady konkrétní požadavky. Docspoint je plní ve výchozím nastavení. Nemusíte dokupovat ani nastavovat žádné doplňkové moduly či funkce.
Věrohodnost původu
Musí být prokazatelné, kdo doklad vystavil a případně doručil firmě. To zčásti zajišťuje auditní stopa, která odpovídá na otázku, odkud se doklad dostal do Docspointu, a identifikace dodavatele/odběratele na dokladu. Pro maximální jistotu doporučujeme i uchovávání e-mailů, v nichž jste doklad obdrželi nebo odeslali.
Neporušenost obsahu
Musí být prokazatelné, že se doklad od uložení, respektive od obdržení nezměnil. Docspoint obsah zapečetí a jakoukoli pozdější změnu zaznamená do historie dokladu (auditní stopy). Porovnání obdrženého / odeslaného dokladu s uloženým pak doloží neporušenost před archivací.
Prokázání času
Podpis či identifikační údaje říkají kdo, ne kdy. Čas musí prokázat kvalifikované časové razítko od poskytovatele certifikovaného podle nařízení eIDAS. Nespoléhejte na nižší úrovně časových razítek nebo na metadata souborů. S těmi lze manipulovat, proto je úřad nemusí jako důkaz uznat.
Čitelnost po dobu archivace
Doklad musí být čitelný po celou dobu archivace. Z toho důvodu účetní u mnoha dokladů (typicky účtenek na termopapíru) stejně dělají fyzické kopie. Fotografie či sken dokladu opatřený časovým razítkem zaručují čitelnost po desítky let.
Auditní stopa
Musí být dohledatelné, kdo s dokladem nakládal, kdy a jaké změny provedl. V Docspointu je auditní stopa vedena automaticky u každého dokladu od vstupu do systému. Zároveň s ní nelze manipulovat.
Dostupnost pro účely kontroly
Při kontrole musíte umožnit bezodkladný přístup k dokladům. Docspoint je dostupný 24/7 z běžného prohlížeče, doklad najdete během sekund.
Za co odpovídáte vy
- Určit, které dokumenty je třeba archivovat a jak dlouho;
- Nastavit práva uživatelů tak, aby dostali přístup jen k údajům, ke kterým přístup mít mají;
- Dohodnout s klienty, kdo doklady do systému vkládá a v jaké frekvenci;
- Uzavřít zpracovatelskou smlouvu ke klientským datům (účetní kancelář vystupuje vůči firmě jako zpracovatel osobních údajů);
- Zakotvit digitalizaci a skartaci do vnitřní směrnice.
Co zajišťuje Docspoint
- Šifrovaný přenos a šifrované uložení dokladů;
- Kvalifikovaná časová razítka a jejich průběžnou obnovu;
- Auditní stopu u každého dokladu;
- Vícenásobné a fyzicky oddělené zálohy;
- Dostupnost archivu 24/7 se smluvní garancí.
Co je dobré vědět
Odpovědnost za archivaci vždy nese účetní jednotka, tedy firma. V praxi ji však často (alespoň po nějakou dobu) plní účetní kancelář. Pokud se doklady při kontrole nedohledají nebo se neprokáže jejich soulad s originálem, hrozí doměření daně a pokuta. Archiv s časovými razítky a auditní stopou tak chrání klienty i účetní kanceláře.
Časová razítka
Ne každý typ časového razítka obstojí u kontroly
Systémový čas serveru ani interní „razítko“ aplikace nemají právní váhu. Čas systému lze poměrně snadno změnit. Právně relevantní je jen kvalifikované časové razítko podle nařízení eIDAS od certifikovaného poskytovatele. To zakládá právní domněnku správnosti uvedeného času a neporušenosti dat.
- Docspoint používá výhradně kvalifikovaná časová razítka certifikovaných poskytovatelů;
- Každý doklad dostane razítko automaticky, nemusíte pro to nic udělat;
- Platnost razítka Docspoint prodlužuje každých 5 let bez příplatku.
Proč na prodlužování platnosti záleží: u daňových dokladů k DPH je povinná archivační lhůta 10 let, standardní časové razítko ale platí kratší dobu (většinou 5 let). Většina poskytovatelů si za obnovu účtuje plnou cenu znovu. V Docspointu je obnova součástí služby.
Auditní stopa
U každého dokladu vidíte celou jeho historii
Auditní stopa je záznam všech kroků od chvíle, kdy se doklad dostane do Docspointu. Je snadno dostupná na pár kliknutí v záložce Historie u každého dokladu bez ohledu na to, kdo jej nahrál a odkud.
- Kdo doklad nahrál a kdy;
- Kdo a kdy změnil kterýkoliv parametr: typ dokladu, částku, DPH, měnu, bankovní spojení, IČO;
- Kdo doklad schválil a v jakém kroku schvalovacího workflow;
- Kdy doklad odešel do Pohody.
Kompletní auditní stopa je spolu s časovým razítkem tím, o co se opřete při daňové kontrole nebo při případném sporu s dodavatelem či klientem.
Vyzkoušejte si Docspoint a jeho bezpečnost na vašich dokladech
Při nezávazné online prezentaci vám ukážeme auditní stopu, časová razítka i nastavení přístupových práv. Probereme s vámi zabezpečení našeho cloudu včetně šifrování a dalších prvků ochrany dat. Následně získáte přístup do demoverze, kde si všechny funkce a možnosti Docspointu vyzkoušíte sami.
Docspoint vs. váš server
Proč jsou doklady v Docspointu ve větším bezpečí než na vašem serveru
Pocit, že „u nás na serveru jsou data v bezpečí“, je nejčastějším blokem při přechodu do cloudu. Při srovnání konkrétních rizik ale obvykle neobstojí.
Vlastní server nebo šanony ve skříni
- Ransomware zašifruje disk i záložní disk připojený ke stejnému počítači
- Selhání disku, krádež, požár nebo vytopení znamenají nevratnou ztrátu
- Zálohuje se nepravidelně a obnova se často testuje až v krizi
- Kdo má klíč od skříně nebo přístup k serveru, vidí všechno
- Bezpečnostní aktualizace, provoz a obnovu platíte a řešíte sami
Docspoint jako spravovaná služba
- Šifrování při přenosu (SSL/TLS)
- Vícenásobné zálohy v geograficky oddělených datových centrech
- Aktualizace a bezpečnostní záplaty na straně poskytovatele bez odstávek u vás
- Uživatelské účty s různými úrovněmi práv
- Dostupnost 24/7 se smluvní garancí a odborná podpora
Přenesením odpovědnosti za bezpečnost dat na profesionálního poskytovatele jednáte v souladu s GDPR i s péčí řádného hospodáře. Zabezpečení na úrovni, jakou si běžně pořizují velké firmy, tak dostane i vy – bez nutnosti velkých investic do hardware a specializovaného SW.
Časté dotazy
Nejčastější otázky k bezpečnosti a archivaci
Nenašli jste odpověď na svou otázku? Napište nám, rádi vám ji zodpovíme.
Na serverech v Evropské unii, se zálohami v několika fyzicky oddělených lokalitách. Konkrétní datová centra a poskytovatele infrastruktury vám rádi sdělíme před podpisem smlouvy.
Ano. Doklady nesou kvalifikované časové razítko, mají vedenou auditní stopu a jsou kdykoliv k dispozici pro účely kontroly. Archiv je tak schopen prokázat neměnnost v čase, čitelnost a v kombinaci s e-maily obsahujícími příchozí doklady i původ.
Zákon o DPH převod z listinné do elektronické podoby umožňuje za podmínky, že je elektronicky zajištěna věrohodnost původu a neporušenost obsahu. Tedy fotografie dokladu, časové razítko a auditní stopa. Docspoint vše zajišťuje. Rozhodnutí o skartaci konkrétních dokumentů je ale vždy na účetní jednotce a doporučujeme jej zakotvit do vnitřní směrnice.
Kvalifikované razítko má omezenou platnost danou certifikátem poskytovatele, typicky pět let. Docspoint jej po skončení platnosti automaticky obnoví na dalších 5 let. Tím je pokryta většina účetních dokladů (archivace pro účely kontroly DPH). Pro prodloužení platnosti časového razítka nad tuto dobu domlouváme individuální podmínky.
Jen pokud jim to dovolíte. Práva v Docspointu lze nastavit tak, aby uživatelé neviděli jiné doklady než ty, které sami vkládají do systému.
Archiv vám zdarma a bez jakýchkoliv podmínek zpřístupníme k exportu, abyste doklady mohli uchovat po zbytek zákonné lhůty jiným způsobem nebo u jiného poskytovatele digitálního archivu.
Zjistěte, jak může Docspoint ušetřit čas a starosti s digitalizací a digitální archivací i vám
Domluvte si nezávaznou prezentaci a bezplatné 14denní demo řešení Docspoint.
Páteřní infrastruktura moderní účetní kanceláře v ekosystému Pohody. Příjem, schvalování i zákonná archivace dokladů v jednom celku.
Produkt
Firma
Kontakt
Giri s.r.o.
IČO: 047 03 057
DIČ: CZ04703057
Oblá 472/43,
634 00 Brno – Nový Lískovec
© Copyright
2026
Giri s.r.o.
Všechna práva vyhrazena.